Перевірка даних в excel.

Відео: Курс Excel_Базовий - Урок №17 Перевірка даних. випадають списки

можна налаштувати перевірку даних в Excel, щоб все заповнювали таблицю, бланк, форму правильно. Налаштувати не тільки перевірку даних, що вводяться в Excel, а й вказати кількість символів, цифр, довжину тексту, писати цілі числа або з дробом, дозволити вводити дані в осередок тільки, якщо будуть заповнені інші осередки, написати правильно код, дані в певному форматі (Наприклад, АТ-123456), т.д. Як налаштувати осередку Excel для введення різних кодів, читайте в статті "Перевірка даних, що вводяться в Excel".
Увага!
Перевірка даних не працює, якщо в клітинку вставляють скопійовані дані. Щоб заборонити вставляти скопійовані дані зробимо так. Натискаємо кнопку «Office» в лівому верхньому кутку вікна Excel, заходимо в «Параметри Excel». У розділі «Додатково» прибираємо галочку у слів «Дозволити маркери запалення і перетягування осередків».
Якщо в осередку написана формула з помилкою (# ПОСИЛАННЯ! Або # ДЕЛО / 0!), То перевірка даних працювати не буде.
Чи не працює «Перевірка даних», якщо включений ручний перерахунок даних таблиці. Щоб відключити ручний перерахунок даних, заходимо на закладці «Формули» в розділі Обчислення »натискаємо на кнопку« Параметри обчислення ». Натискаємо в списку на слово «Автоматично».
Якщо встановлено загальний доступ до таблиці, то спочатку його потрібно прибрати. Встановити перевірку даних в потрібних комірках, потім встановити загальний доступ до таблиці, бланку. Як встановити загальний доступ до таблиці, щоб з нею могли працювати на декількох комп`ютерах, читайте в статті «Загальний доступ до файлу Excel» тут.
В Excel функція «Перевірка даних» розташована на закладці «Дані» в розділі «Робота з даними». Натискаємо на кнопку «Перевірка даних» і з`являється таке вікно.
На закладці «Параметри» натискаємо на стрілку «Тип даних:». Розглянемо з`явилася список.
«Будь-яке значення»- це значить, що в осередок можна написати все: цифри, букви, знаки, тощо Ця функція стане в нагоді, щоб прибрати з осередку, що випадає, тощо - щоб прибрати будь-яку настройку з цього списку. Зробити осередок звичайної.
Не забудьте змінити формат комірки. Наприклад, в осередку стояло обмеження за датою. Ми прибрали обмеження за датою, поставивши в цьому осередку тип даних «будь-яке значення». Але формат «Дата» в осередку залишився. Поставимо формат осередку «Загальний». Про форматах осередку дивіться в статті «Число Excel. формат».
«Ціле число»- встановлює параметри вводиться в осередок числа. Наприклад, значення «Між» - вказуємо максимальне і мінімальне число, числа між якими можна написати в осередку. Можна обмежити цифри року народження в анкеті (від 1930 до 2100, наприклад).
Значення «Поза» - навпаки, можна написати числа, які більше зазначеного максимуму і менше зазначеного мінімуму (вказано від 10 до 100, значить можна написати будь-яке число, крім чисел в діапазоні 10-100). «дійсне число»- можна ввести тільки число - ціле або дробове. Не можна ввести текст, тощо

«перелік»- щоб зробити список, що розкривається. Детальніше про це, дивіться в статті «Список, що випадає в Excel» тут.
«Дата»- можна встановити, щоб писали конкретну дату (значення -« одно »), дату в певному діапазоні (значення -« між »), тощо
В умовах перевірки даних Excel можна написати формулу, посилаючись на іншу клітинку. За значенням зазначеній комірці буде перевірятися осередок, в якій встановили перевірку. Наприклад, в клітинку В1 встановили поточну дату. А в осередок В2 встановили перевірку даних по комірці В1. Заповнили діалогове вікно перевірки даних так.Перевіряємо, введемо в клітинку В2 іншу дату. Вийшло таке вікно.«час»- встановлюємо час, яке можна писати в осередку. Наприклад.При такому настрої перевірки можна написати час таке: 12:05:00, 12:05:01, ... 12:05:59, 12:06. Усе. 12:06:01 - не введе, вийде повідомлення про помилку.
Час в діалоговому вікні перевірки даних пишемо через двокрапку - це формат часу.

Можна встановити час формулою. Наприклад, ставимо «Час початку» = А1 (в осередку А1 варто час). А «Час кінця» ставимо = А1 + `` 6:00 ``. Це означає, що можна буде ввести значення даних в осередок, в якій встановили цю перевірку даних, з часу з осередку А1 плюс шість годин (наприклад, з 12:00 до 12: 00 + 6: 00 = 18: 00).
«довжина тексту»- вказуємо, скільки символів можна написати в осередку. Наприклад, номер рахунку, документа, тощо Можна встановити конкретне число символів (наприклад, 7) або діапазон символів, букв, цифр (від 7 до 9).
«інший»- тут пишемо формулу для розрахунку умов перевірки в рядку« Формула »в діалоговому вікні« Перевірка вводяться значень ». Наприклад, встановимо в осередку А1 таку формулу умови перевірки. = ЕТЕКСТ (А1) Пояснення - в перевірці даних функція «ТЕКСТ» не працює, П.Е. пишемо функцію ЕТЕКСТ.
Ми поставили в осередку А1 умова, при якому в клітинку можна писати тільки текст. Цифри не напишуться.
Ще один приклад. У нас така таблиця.
У осередок В1 встановимо правило заповнення осередки, тільки коли будуть заповнені осередки А1 і А2. Виділяємо осередок В1. Заповнимо діалогове вікно «Перевірка вводяться значень» так.
Формулою ми написали, що, якщо в осередку А1 буде стояти число більше 10, а в осередку А2 буде стояти число менше 20, то дозволяється ввести дані в осередок В1. Інакше, вийде повідомлення про помилку. В осередку А1 і А2 можна вставити формули інших розрахунків даних таблиці. Наприклад, в комірках стовпчика А йде розрахунок приходу. А в стовпці В1 введемо перевіркою даних контроль витрати.
В умови перевірки даних в Excel можна вводити логічні формули.
Наприклад, можна налаштувати формат осередків в Excel. Потрібно встановити в осередок А1 перевірку введення коду товару. Код завжди повинен починатися з літери і має 6 цифр. Виділяємо осередок А1. Діалогове вікно «Перевірка даних, що вводяться» заповнюємо так.
Формулою перевірки ми говоримо - дані в осередку А1 повинні починатися і букви АТ і тире, потім кількість цифр, не менше 5. Вийшло так.
Якщо потрібно встановити перевірку даних не в одній комірці, а в декількох (в діапазоні, в стовпці), то виділяємо відразу весь потрібний діапазон комірок. Викликаємо діалогове вікно «Перевірка даних» і вказуємо умови перевірки, пишемо формули, тощо
Якщо потрібно в перевірці даних у формулі зробити посилання на осередок іншого листа, то, перш за все, потрібно присвоїти ім`я цьому осередку. Як це зробити, дивіться в статті «Присвоїти ім`я в Excel осередку, діапазону, формулою». Звичайну посилання на осередок іншого листа перевірка даних не розпізнає.
Якщо в осередку з встановленої перевіркою даних введені невірні значення, то після натискання клавіші «Enter» виходить стандартне вікно попередження про помилку. Але можна налаштувати вікно попередження з описом помилки. Для цього в діалоговому оці «Перевірка вводяться значень» переходимо на закладку «Повідомлення про помилку». Щоб відразу ввели дані в осередок вірно, можна написати повідомлення (підказку) у вікні «Перевірка вводяться значень» в розділі «Повідомлення для введення». Наприклад, так.
Всі функції можна поєднати. Наприклад, в осередку анкети ми встановили, що потрібно писати ціле число. У повідомленні для введення (в підказці) пояснимо, що потрібно писати загальна кількість років. І в повідомленні про помилку ще раз пояснюємо, що вони написали не повне кількість років однією цифрою.
щоб знайти осередки, в які встановлена ​​перевірка даних, натискаємо на закладці «Головна» в розділі «Редагування» на кнопку «Знайти і виділити». Осередки з перевіркою даних виділяться.
щоб очистити осередок Excel від налаштувань перевірки даних, натискаємо в діалоговому вікні на кнопку «Очистити все» або встановлюємо «Тип даних» - «Будь-яке значення».
Як налаштувати перевірку даних, щоб в осередках писати тільки робочі дати, без вихідних, дивіться в статті "Перевірка дати в Excel".
В Excel можна проводити аналіз даних за допомогою діаграм. Як проаналізувати ефективність своєї діяльності, провести аналіз продажів, виявити причини повільного розвитку бізнесу, тощо, читайте в статті "Діаграма Парето в Excel".