Загальний доступ до файлу excel.

Відео: Урок 4: Зв`язок між робочими листами і книгами Excel. Спільне використання даних

Коли потрібно працювати в одній таблиці Excel на різних комп`ютерах одночасно кільком людям, то в таблиці потрібно встановити загальний доступ до файлу Excel.
Але всі функції будуть працювати в таблиці, після того, як ми встановимо загальний доступ в Excel. Тому, спочатку зробити таблицю повністю, відформатувати, налаштувати, видалити або додати листи, тощо, потім, встановлювати загальний доступ до книги Excel.
Увага!
У книзі із загальним доступом не працюють такі функції:

Створити таблицю.
Видалити лист.
Вставити або видалити осередки. Але можна вставити або видалити рядки, стовпці.
Додати або змінити умовне форматування.
Вставити або змінити графіки, діаграми, картинки, гіперпосилання, пароль, захист листів, формул масиву.

Відео: Збереження, публікування і загальний доступ в Excel

Відкриваємо книгу, до якої потрібно зробити загальний доступ для спільної роботи.
На закладці «Рецензування» в розділі «Зміни» натискаємо на кнопку «Доступ до книги». Зробити це потрібно в таблиці, розташованої на локальному комп`ютері.

Якщо у вас вийшло таке вікно, то зробіть, як в ньому написано.

Тепер, на закладці «Правка» в діалоговому вікні «Доступ до книги», ставимо прапорець у функції «Дозволити змінювати файл декільком користувачам одночасно (це також дозволить об`єднувати книги)».
На закладці «Детальніше» уточніть параметри для оновлення змін у книзі.
Якщо книга нова, то вводимо ім`я файлу.
Якщо книга робоча, натискаємо кнопку «ОК».
Натискаємо на кнопку «Office» в лівому верхньому кутку таблиці. У вікні натискаємо на кнопку функції «Зберегти як». Вибираємо мережу, якою ми будемо користуватися - або з адресного рядка (Windows Vista), або зі списку «Папка» (Windows XP). Використовувати потрібно мережеву папку (з локальною мережею), а не веб-сервер (не Інтернет).
Тепер перевіримо всі посилання на інші книги і документи. Натискаємо кнопку «Зберегти» на панелі швидкого доступу угорі ліворуч таблиці.
Перевіряємо посилання на інші книги так.
На закладці «Дані» в розділі «Підключення» натискаємо на кнопку «Змінити зв`язку». Якщо ця кнопка не активна, значить зв`язку немає.

Вибираємо зі списку потрібну зв`язок у вікні «Зміна зв`язків». Загальний доступ до файлу Excel.

Якщо оновлень зв`язку не треба оплачувати, натискаємо кнопку «Закрити».
Якщо в рядку назви зв`язку варто «Невідомо», то натискаємо на кнопку «Стан».
Якщо написано «Помилка. Книга не знайдена », то натискаємо кнопку« Змінити ». Вибираємо інший аркуш цієї книги, тому що джерело (таблицю) могли перемістити, змінити назву.
Якщо написано, що зв`язок потрібно оновити, натискаємо кнопку «Оновити». Так, діємо за обставинами, що пише Excel.
Тут же можна розірвати зв`язок (зняти загальний доступ в Excel), Налаштувати параметри оновлення (кнопка «Запит на оновлення зв`язків).
Коли все перевірили, оновили, натискаємо кнопку «Закрити».
Усе.
На книгу із загальним доступом можна встановити пароль. На закладці «Рецензування» в розділі «Зміни» натискаємо на кнопку «Захистити книгу і дати загальний доступ».

Функціями, розташованими в розділі «Зміни» на закладці «Рецензування» можна управляти книгою із загальним доступом.
Дані в книзі на інших комп`ютерах оновляться тільки після збереження книги, в якій зробили зміни даних. Закривати книгу не потрібно, достатньо просто зберегти кнопкою на панелі швидкого доступу.
Кожен користувач повинен працювати на своїх листах книги, щоб не було конфлікту. Якщо одночасно два користувача внесуть різні дані в одну і ту ж комірку, то вийде вікно з питанням, який варіант даних залишити.
У книзі із загальним доступом можна встановити в осередку для заповнення перевірку даних, що вводяться. Якщо дані введуть з помилкою, то таблиця може обробити такі дані з помилкою. Як налаштувати перевірку даних, що вводяться, дивіться в статті "Перевірка даних в Excel" тут.
Як в Excel налаштувати автоматичний перенос даних з однієї таблиці, книги Excel в іншу, дивіться в статті "Як зв`язати дві таблиці в Excel".

Поділися в соціальних мережах:

Схожі