Як зробити злиття word і excel.

Відео: Word для початківців. Урок 35: Серія однотипних документів шляхом злиття

можна налаштувати заповнення таблиці Word даними з Excel. Тут розглянемо, як перевести з Excel в документ Word дані. зробимо телефонний довідник в Word, використовуючи список постачальників з таблиці Excel. Застосуємо функцію "Злиття" в Word. Ця функція застосовується і для масових розсилок листів, тощо
Як ще можна застосувати функцію злиття Word і Excel, наприклад, як заповнити бланк Word даними з Excel, дивіться в статті "Злиття Word і Excel" тут.
Отже, як зробити злиття Word і Excel.
У нас є список постачальників в таблиці Excel. Як створити таблицю, читайте у статті "Як зробити таблицю в Excel".
Відкриваємо новий документ Word - чистий аркуш. Заходимо на закладку «Розсилання» і натискаємо кнопку «Почати злиття», вибираємо «Покроковий майстер злиття». Злиття пройде в шість етапів.
Перший етап.
Ставимо крапку в діалоговому вікні майстра злиття у слова «Каталог». Натискаємо кнопку «Далі. Відкриття документа ».
Другий етап.
Вибираємо - «Поточний документ». Натискаємо кнопку «Далі. Вибір одержувачів ».
Третій етап.
Ставимо крапку у слів «Використання списку», тому що у нас вже є готовий список в таблиці. Як працювати з готовим списком, дивіться в статті «Як зробити в Word наклейки».

Якщо немає списку, то вибираємо «Створення списку». З`явиться таке вікно, в якому створюємо список.Внизу вікна кнопка «Налаштування стовпців» - тут можна прибрати зайві стовпці, додати ще стовпці, пересунути стовпці в певному порядку кнопками «Вгору» і «Вниз». Щоб додати рядок в таблиці, натискаємо кнопку «Створити запис». Решта кнопки зрозумілі. У нас вийшла така таблиця.
Створили таблицю, натискаємо «ОК». Вийде вікно збереження цієї таблиці. Ми вибираємо потрібну папку, підписуємо нашу таблицю і зберігаємо. Коли список готовий, натискаємо «ОК». Натискаємо кнопку «Далі. Розробка каталогу ».
Четвертий етап.

Тепер ставимо курсор в потрібне місце і натискаємо в розділі «Налаштування каталогу» - «Інші елементи». Тепер будемо вибирати ту інформацію з нашої таблиці постачальників, яка нам потрібна. Для цього, спочатку ставимо курсор на сторінці Word в потрібному місці. Натискаємо на слова «Інші елементи». Вийшло таке вікно.
Вибираємо поле «Ім`я». І на нашій сторінці Word з`явилася така напис.
Тепер - можна, не закриваючи діалогового вікна, вибрати відразу всі поля, потім натиснути кнопку «ОК». Потім між кожним словом поставити пробіл, знак роздільник, щоб потім перетворити текст в таблицю. А, можна, закривати діалогове вікно після кожного слова і відразу робити пропуски між словами.
У нас вийшло так.
Натискаємо кнопку «Далі. Перегляд каталогу ».
П`ятий етап.
На перегляді вийшло так.
Але у нас на сторінці всього один запис, а в списку клієнтів більше. Щоб все записи розмістилися на одній сторінці, натискаємо кнопку «Знайти і об`єднати» на закладці Word «Розсилання» і вибрати - «Змінити окремі документи».
Вибираємо «Об`єднати записи» - «Все», натискаємо «ОК».
Всі записи з`явилися на одній сторінці. У прикладі у нас всього два записи в списку і вони обидві на одній сторінці.Натискаємо кнопку «Далі. Завершення злиття ».
Шостий етап.
Тепер з нашого списку можна зробити таблицю для більш зручного перегляду. Як це зробити, дивіться в статті «Перетворити таблицю Word в текст і навпаки».
Все, у нас вийшов телефонний довідник, в якому ми швидко зможемо знайти будь-яку інформацію (номер, ПІБ). Вийшов такий телефонний довідник.
Таким чином, можна скласти будь-який список, таблицю з будь-якою інформацією. Можна в таблицю додати додаткові стовпці і робити там різні позначки, вставити фото, ін.
Якщо ми вже написали всі ПІБ в нашому довіднику, але частина з них починається з маленької літери, то не потрібно виправляти кожну букву, п.ч. є спеціальна функція. Дивіться статтю "Поміняти букви тексту на великі в Word".