Роздрукувати багато листів з різними іменами в word.

Злиття Word і Excel допоможе підготувати і роздрукувати листи з однаковим текстом великій кількості людей. Надрукувати так можна не тільки листи, а й інші документи. Як написати повідомлення з датами, як дати адаптувати під російський варіант написання, читайте в статті "Злиття Word і Excel".
Наприклад, підготувати привітання зі святом або відправити нові пропозиції від фірми нашим постійним клієнтам, ін.
Для цього нам досить скласти один лист, а написати в кожному листі інші назви фірм наших клієнтів і їх прізвища, зможе Word. Нам залишиться роздрукувати готові листи.
Для початку складемо в таблиці Excel список наших клієнтів. Як скласти таблицю, дивіться в статті "Як зробити таблицю в Excel" тут.
Тут є правила:
Перша (одна) рядок - це шапка таблиці. У ній підписані назви стовпців одним простим словом, без всяких знаків, слова не повинні повторюватися. Заповнюємо таблицю. У графі «Стать» пишемо закінчення слова «шановний»: пишемо «Перший» - для чоловічих імен, «а» - для жіночих імен. Або відповідні закінчення до слів «пан», «пані».
У таблиці не повинно бути порожніх рядків або об`єднаних осередків. Дивіться приклад:
У список клієнтів можна відразу внести адреси фірм. Це знадобиться для групової розсилки листів, щоб не підписувати кожен конверт окремо. Дивіться нижче. Все, таблицю зі списком клієнтів зробили.
Отже, як зробити злиття Word і Excel - списку клієнтів і листів.
Пишемо лист як зазвичай в Word, залишаючи порожні місця для вставки закінчення слова «поважаємо», для ПІБ і назви їх фірми. наприклад:
тепер починаємо злиття нашого листа і ПІБ і назви фірм в нашому списку клієнтів.
На закладці «Розсилання» в розділі «Почати злиття» натискаємо кнопку «Почати злиття» і вибираємо «Покроковий майстер злиття».
Справа на сторінці Word з`явиться така колонка, в якій потрібно буде зробити шість послідовних кроків для злиття.
Перший етап.



Вибираємо тип документа. Ми вибираємо «Листи». Натискаємо «Далі. Відкриття документа ».
Другий етап.
Вибираємо лист. Ми вибрали «Поточний документ», який у нас відкритий. Натискаємо «Далі. Вибір одержувачів ». Можна натиснути кнопку «Назад» і змінити попередні кроки.
Третій етап.
«Вибір одержувачів» - вибираємо «Використання списку».



Список потрібно знайти на нашому комп`ютері, тому натискаємо кнопку «Огляд». У вікні вибираємо потрібну папку, книгу Excel з нашим списком, потім вибираємо із списку потрібну сторінку з нашим списком клієнтів. Натискаємо «Відкрити». З`явиться така таблиця.Тут рядків більше, ніж в нашому списку клієнтів. У порожні рядки можна внести нових клієнтів. З порожніх рядків потрібно прибрати галочки. У нашому списку всього чотири рядки заповнені і велика частина таблиці - порожні рядки. Тому зручніше зняти галочку так: прибираємо галочку в шапці таблиці у слів «Джерело даних». Потім ставимо чотири галочки навпроти наших клієнтів.
Тут же можна провести сортування в списку, фільтр, перевірити адресу, ін.
Коли все перевірили, внесли нових клієнтів, змінили, натискаємо кнопку «ОК». Натискаємо кнопку «Далі. Створення листи ».
Четвертий етап.
На цьому етапі нам потрібно вказати, в якому місці листи яку інформацію вставити. Для цього натискаємо Кнопку «Інші Елементи». У вікні ставимо галочку навпроти «Поля бази даних». Вибираємо потрібні дані.Вставляємо дані так.
Спочатку поставимо закінчення в слові «Шануймо ...». Для цього ставимо в листі курсор в кінці цього слова (де буде стояти закінчення) - після літери «м». Натискаємо «Інші елементи», вибираємо «Пол», натискаємо кнопку «Вставити», потім кнопку - «Закрити». У нашому листі з`явилося слово «стать».
Тепер робимо один пробіл і вставляємо ПІБ. Для цього також заходимо в «Інші елементи» і вибираємо «Прізвище» - натискаємо «Вставити» - «Закрити». Робимо один пробіл між словами і вибираємо - «Ім`я» - натискаємо кнопку «Вставити» - «Закрити».
Пробіл, вибираємо «батькові» - натискаємо «Вставити» - «Закрити».
Тепер ставимо в листі курсор в те місце, де буде стояти назва фірми. Аналогічно попереднього вибираємо «Фірма». Вийшло так.
Тепер натискаємо кнопку «Далі. Перегляд листів ».
П`ятий етап.
Тут видно, як вийшло лист. Перевіряємо, якщо потрібно зробити зміна, можна натиснути кнопку «Назад», все виправити - це якщо виправити в усіх листах. А можна виправити в цьому відкритому листі.
У вікні «Злиття» в розділі «Перегляд листів» за допомогою стрілок можна перегорнути і переглянути всі листи.Тут же можна зробити зміни в списку клієнтів. Вийшло так:
У цьому прикладі все, що вставлено, виділено жовтим кольором.
Натискаємо кнопку «Далі. Завершення злиття ».
Шостий етап.
Натискаємо кнопку «Друк». Усе. Надрукуються всі листи з різними ПІБ і назвою фірм з нашого списку клієнтів.
А якщо потрібно зберегти ці листи, то, перед тим, як натиснути кнопку «Друк», натискаємо кнопку «Змінити частину листів». Ця функція збереже всі листи в окремий файл.
У статті "Як надрукувати адресу на конверті в Word"Дивіться докладний опис того, як працювати з конвертом: написати адресу одержувача, свою адресу, як правильно покласти конверт в принтер для друку, ін.
Як роздрукувати багато конвертів для цих листів, дивіться в статті "Роздрукувати багато конвертів з різними адресами в Word".